Om­ställnings­för­hand­lingar och risk för upp­sägning – vad ska man göra?

Omställningsförhandlingar är förhandlingar mellan arbetsgivare och arbetstagare som ska äga rum när arbetsgivaren planerar åtgärder som kan leda till uppsägning, permittering eller deltidsanställning av arbetstagare eller till en väsentlig förändring av anställningsvillkoren av ekonomiska eller produktionsmässiga skäl.

Skyldigheten att genomföra omställningsförhandlingar gäller för arbetsgivare som regelbundet sysselsätter 20 eller fler arbetstagare. Vid beräkningen av antalet anställda behandlas tillsvidareanställningar, visstidsanställningar, heltidsanställningar och deltidsanställningar på samma sätt. Det saknar betydelse hur många timmar en anställd arbetar. Anställda i bemanningsföretag räknas inte in i antalet anställda.

Omställningsförhandlingar ska äga rum när arbetsgivaren överväger att minska antalet anställda av ekonomiska, produktionsmässiga eller omorganisatoriska skäl. Med minskning av arbetsstyrkan avses uppsägningar, permitteringar och deltidsarbete. Väsentliga förändringar i anställningsvillkoren (t.ex. en väsentlig förändring av arbetsuppgifterna) betraktas också som en minskning av arbetskraften, dvs. de kräver en omställningsförhandling.

Enligt samarbetslagen ska omställningsförhandlingar föras i det skede då en minskning av arbetskraften övervägs första gången. I praktiken innebär detta ett skede då arbetstagarna fortfarande har möjlighet att påverka planerna och besluten.

Omställningsförhandlingar ska också äga rum när arbetsgivaren överväger väsentliga förändringar under ledning av företagsledningen som kan påverka en eller flera arbetstagares ställning vad gäller arbetsuppgifter, arbetsmetoder, arbetets organisation, arbetslokalernas utformning eller förläggning av den ordinarie arbetstiden. I dessa fall gäller dock inte alla lagens procedurbestämmelser, t.ex. minimitider för samråd. Denna artikel fokuserar dock på så kallade neddragningsförhandlingar. Läs mer om när omställningsförhandlingar måste äga rum.

Förhandlingsparterna är arbetsgivarens representant(er) och som personalens representant förtroendemannen, förtroendeombudet eller samarbetsombudsmannen.

Om majoriteten av arbetstagarna i en viss grupp i företaget inte har rätt att delta i valet av förtroendeman, kan de arbetstagare som hör till denna majoritet välja ett samarbetsombud bland sig för högst två år, om majoriteten av dem så beslutar. 

Om det inte finns någon arbetstagarrepresentant alls, ska arbetsgivaren samråda direkt med arbetstagarna. Om förhandlingarna endast berör en enskild arbetstagare, skall arbetstagaren även i detta fall höras direkt. I sådana fall kan den berörda arbetstagaren begära att förhandlingen sker med en personalrepresentant.

Om de anställda inte har någon vald representant bör man överväga att utse en kollektiv förhandlingsrepresentant. Om en sådan representant väljs för en bestämd tid om två år kommer hen att åtnjuta ett förstärkt skydd mot uppsägning. En representant som väljs för endast en förhandling får inte sådant skydd.  

Omställningsförhandlingar inleds med en förhandlingsframställning, dvs. en förhandlingskallelse, från arbetsgivaren. Om inte något annat har avtalats i det tillämpliga kollektivavtalet, ska förhandlingskallelsen utfärdas minst fem kalenderdagar innan förhandlingarna inleds.

Av förhandlingsframställningen ska framgå åtminstone tid och plats för förhandlingarnas början samt huvudpunkterna i förhandlingen.  Förhandlingsframställningen ska också innehålla uppgifter om:

• vilka åtgärder som planeras och skälen för dessa
• en preliminär uppskattning av antalet arbetstagare som berörs av åtgärderna, uppdelat per kategori av arbetstagare och per åtgärd
• en förklaring av de principer enligt vilka de arbetstagare som omfattas av åtgärden fastställs
• en uppskattning av den tid som krävs för att genomföra åtgärderna. 

Om arbetsgivaren inte har all ovanstående information vid tidpunkten för förhandlingsframställan kan informationen kompletteras vid den första förhandlingen.

Förhandlingsperioden är 14 kalenderdagar för uppsägningar som omfattar färre än 10 arbetstagare eller för permitteringar på upp till 90 dagar (oavsett antalet berörda arbetstagare). Förhandlingsperioden är alltid 14 dagar om arbetsgivaren har 20–30 anställda, oavsett hur många arbetstagare som övervägs att sägas upp. I andra situationer är förhandlingstiden minst sex veckor.

I vissa kollektivavtal kan man avtala om förhandlingsperioder som avviker från lagen, till exempel genom att räkna förhandlingsperioden från det att förhandlingsframställningen inleds.

Förhandlingsperioden kan avtalas annorlunda, dvs. det är möjligt att komma överens om att förkorta förhandlingsperioden. Det är i allmänhet inte tillrådligt för arbetstagarna att avtala om kortare förhandlingsperioder. 

Samarbetslagen innehåller inga bestämmelser om antalet förhandlingstillfällen. Det beror på ärendets natur och det praktiska behovet.

Omställningsförhandlingarna måste omfatta skälen till, konsekvenserna av och alternativen för de planerade åtgärderna.

I praktiken innebär diskussionen om skälen att man går igenom de produktiva eller ekonomiska skälen till att arbetsgivaren planerar att säga upp personal. I konsekvensdiskussionen kommer man till exempel att överväga hur de planerade åtgärderna skulle påverka de anställdas status och anställningsvillkor och hur nedskärningarna skulle fördelas mellan olika kategorier av anställda. Analysen av alternativ kommer att omfatta en bedömning av om behoven kan tillgodoses på annat sätt än genom personalnedskärningar och om det är möjligt att omplacera och omskola arbetstagare till andra arbetsuppgifter. 

Dessutom bör omställningsförhandlingarna ta upp möjligheter att begränsa omfattningen av de personer som berörs av åtgärden och att mildra åtgärdens negativa konsekvenser för arbetstagarna.

Arbetsgivaren ska också upprätta antingen en handlingsplan eller en policy, beroende på hur många arbetstagare som ska sägas upp.

Om uppsägningarna berör tio eller fler arbetstagare ska arbetsgivaren i början av omställningsförhandlingarna lämna in ett förslag till handlingsplan. Av handlingsplanen ska framgå:

1) den planerade tidtabellen för förhandlingarna;

2) de förfaranden som ska följas i förhandlingarna; 

3) de planerade principerna för att främja tillgången till offentliga arbetsförmedlingstjänster, arbetssökning och utbildning under och efter uppsägningstiden.

Om arbetsgivaren överväger att säga upp färre än tio arbetstagare ska arbetsgivaren, när omställningsförhandlingarna inleds, fastställa en handlingsplan för att uppmuntra arbetstagarna att på eget initiativ söka annan anställning eller utbildning och att delta i den offentliga arbetsförmedlingens arbetsförmedling under uppsägningstiden.

Syftet med samarbetslagen är att ge de anställda ett reellt inflytande. Därför föreskrivs det att omställningsförhandlingar ska äga rum medan de anställda fortfarande har en reell möjlighet att påverka besluten.

Ett sätt att göra detta är att arbetstagarrepresentanten eller arbetstagaren har rätt att lämna ett skriftligt förslag eller en alternativ lösning och begära att det tas upp i omställningsförhandlingarna. Ett sådant förslag eller alternativ lösning ska lämnas i god tid före mötet. Det är arbetsgivarens ansvar att gå igenom förslaget. Om arbetsgivaren inte anser att förslaget eller den alternativa lösningen är lämplig eller genomförbar ska arbetsgivaren skriftligen motivera sitt ställningstagande.

I övrigt bör medarbetare som deltar i förhandlingarna vara aktiva i situationen, till exempel genom att framföra sina synpunkter och be arbetsgivaren om förtydliganden.

Det är inte obligatoriskt att föra protokoll, men det ska göras när en personalrepresentant eller en anställd begär det. Det är därför alltid lämpligt att de anställda begär att ett protokoll ska föras. 

Syftet med protokollet är att beskriva förhandlingarna så noggrant som möjligt. Det bör åtminstone innehålla datum för mötet, vilka personer som deltagit, resultatet av mötet och eventuella avvikande åsikter. Protokollet bör endast undertecknas när det återspeglar de förhandlingar som ägt rum.

Samarbetslagen kräver att omställningsförhandlingar måste föras i en anda av samarbete för att nå samförstånd. Parterna ska agera konstruktivt och försöka bidra till att förhandlingarna fortskrider. Denna strävan efter samförstånd innebär dock inte att parterna i slutet av förhandlingarna måste vara överens om t.ex. behovet av minskning.

Arbetsgivaren kan fatta beslut efter det att förhandlingsskyldigheten har fullgjorts, dvs. efter det att en tillräcklig förhandlingsperiod har ägt rum och de frågor som lagen kräver har behandlats.